ขั้นตอนและวิธีการเขียนรายงาน

การเลือกเรื่อง ตั้งชื่อเรื่อง และกำหนดขอบเขตของเรื่อง

        หากการทำรายงานนั้นไม่มีการกำหนดเรื่องให้ผู้เรียนต้องเลือกเรื่องเอง หลักการเลือกเรื่องอย่างง่ายคือ เลือกเรื่องที่เราสนใจหรือถนัด และเรื่องที่จะศึกษาค้นคว้าควรเป็นเรื่องที่มีความสำคัญ น่าสนใจ เป็นประโยชน์ต่อทั้งผู้ทำรายงานและผู้อ่าน นอกจากนี้ยังต้องคำนึงถึงลักษณะของข้อมูลและแหล่งข้อมูลที่จะค้นคว้าด้วย ควรเลือกเรื่องที่มีข้อมูลมากเพียงพอและสามารถค้นคว้าได้ง่าย เมื่อเลือกเรื่องได้แล้วจึงคิดตั้ง   ชื่อเรื่อง ชื่อเรื่องจะต้องครอบคลุมสาระสำคัญของเรื่องทั้งหมดและกำหนดขอบเขตของเรื่อง ในที่นี้สมมติหัวข้อเรื่องที่จะเขียนคือเรื่อง  “นกกาเหว่า”

กำหนดจุดมุ่งหมายของการทำรายงาน

         การกำหนดจุดมุ่งหมายของการทำรายงานให้ชัดเจนก่อนที่จะเริ่มค้นคว้าหาข้อมูลโดยละเอียดจะช่วยให้ผู้ทำรายงานทราบว่าจะศึกษาค้นคว้าเพื่อค้นคว้าหาคำตอบเกี่ยวกับเรื่องใด มีวัตถุประสงค์อะไร ขอบเขตของการค้นคว้ากว้างขวางเพียงใด จะต้องใช้ข้อมูลความรู้ประเภทใดบ้าง หรือจะต้องค้นคว้าด้วยวิธีใด เช่น การวิเคราะห์เอกสาร การสัมภาษณ์ การสังเกต หรือการทดลอง เป็นต้น เช่น  เมื่อจะเขียนเรื่อง “นกกาเหว่า” อาจกำหนดจุดมุ่งหมายและขอบเขตดังนี้

         จุดมุ่งหมาย   ให้ความรู้เกี่ยวกับนกกาเหว่า
         ขอบเขต  กล่าวถึงชนิดและธรรมชาติของนกกาเหว่าเท่าทีพบในประเทศไทย

การเขียนโครงเรื่องของรายงาน

         คือการวางกรอบความคิดซึ่งจะใช้ในการเขียนโครงเรื่อง มีทั้งหัวข้อใหญ่และหัวข้อย่อยซึ่งจัดเป็นหมวดหมู่และเรียงตามลำดับความสำคัญตามลักษณะของเนื้อหา ในการเขียนโครงเรื่องผู้เขียนต้องรวบรวมประเด็นความคิดที่เกี่ยวข้องกับเรื่องให้ครบถ้วน ครอบคลุม ทุกประเด็นเพื่อให้เนื้อหามีความสมบูรณ์ จากนั้นจึงนำหัวข้อเหล่านั้นมาจัดหมวดหมู่แล้วเรียงลำดับอย่างสัมพันธ์ต่อเนื่องกัน การเขียนโครงเรื่องนับเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของการทำรายงาน โครงเรื่องจะช่วยให้ผู้เขียนรู้ว่าจะเขียนรายงานไปในแนวใด มีรายละเอียดหรือความยาวเพียงใด ฉะนั้นการทำโครงเรื่องจึงต้องจัดวางหัวข้อย่อยต่างๆ ให้เป็นไปตามลำดับ ดังนี้

     ๑. ร่างโครงเรื่อง ในขั้นนี้ยังไม่ต้องพะวงเรื่องการเรียงลำดับ เมื่อศึกษาได้ความรู้มาแล้วก็เขียนหัวข้อต่างๆ เรียงลงไป หัวข้อต่างๆ นี้อาจได้มาจากหนังสือที่ค้นคว้า หรืออาจได้มาจากการตั้งคำถามขึ้นเอง
     ๒. กำหนดโครงเรื่อง เมื่อเขียนหัวข้อทั้งหมดที่ค้นคว้ามาได้แล้ว ควรพิจารณาอีกครั้ง และแก้ไขปรับปรุงดังนี้
           ๒.๑ จัดเรียงให้เป็นไปตามลำดับ บางหัวข้อควรอธิบายก่อนก็นำขึ้นมากล่าวก่อนบางหัวข้ออาจจะตัดออกได้
           ๒.๒ พิจารณาความสัมพันธ์ของแต่ละหัวข้อ บางหัวข้ออาจรวมกันได้ บางหัวข้ออาจเป็นเพียงหัวข้อย่อยแฝงอยู่ในหัวข้อใหญ่ เช่น ลักษณะและชนิดของนกกาเหว่าเป็นหัวข้อใหญ่ มีหัวข้อย่อย ๒ หัวข้อ คือ ลักษณะทั่วไป และชนิดของนกกาเหว่าในประเทศไทย
           ๒.๓ แก้ไขภาษาหรือข้อความตามที่เห็นสมควร โครงเรื่อง  อาจจะเป็นลักษณะดังนี้

      ๑. ความนำ/บทนำ
      ๒. ลักษณะและชนิดของนกกาเหว่า
          ๒.๑ ลักษณะทั่วไป
          ๒.๒ ชนิดต่างๆ  ของนกกาเหว่า
      ๓. ชีวิตความเป็นอยู่ของนกกาเหว่า
          ๓.๑  อาหารของนกกาเหว่า
          ๓.๒ การขยายพันธุ์
                ๓.๒.๑ การสร้างรัง
                ๓.๒.๒ การเลี้ยงลูก
      ๔. บทสรุป/สรุป

การสำรวจแหล่งข้อมูลและรวบรวมข้อมูล 

        ผู้ทำรายงานต้องพิจารณาว่าข้อมูลที่จะนำมาใช้เป็นข้อมูลชนิดใด เมื่อทราบแล้วจึงสำรวจแหล่งข้อมูลเพื่อให้ทราบว่ามีข้อมูลเพียงพอและเชื่อถือได้หรือไม่ ข้อมูลแบ่งออกเป็น 2 ชนิดใหญ่ ๆ คือ ข้อมูลจากเอกสารหลักฐานต่าง ๆ (Documentary Data) และข้อมูลสนาม (Field Data) ข้อมูลจากเอกสารหลักฐานต่าง ๆ เป็นข้อมูลที่บันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร มีทั้งข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงหรือตัวเรื่องนั้นโดยตรง และข้อมูลที่เป็นข้อสรุปหรือข้อวิเคราะห์วิจารณ์ แหล่งข้อมูลเอกสารที่สำคัญคือ หนังสืออ้างอิง หนังสือทั่วไป วารสาร และหนังสือพิมพ์ ส่วนข้อมูลสนามเป็นข้อมูลที่ผู้ทำรายงานจะต้องรวบรวมขึ้นเองจากการสำรวจ การสังเกต การสัมภาษณ์ การส่งแบบสอบถาม หรือการทดลอง เช่นในการเขียนรายงานเรื่อง “นกกาเหว่า” แหล่งความรู้อาจหาได้จาก

     ๑. สารานุกรมไทย ฉบับราชบัณฑิตยสถาน

     ๒. สารานุกรมสำหรับเยาวชน
     ๓. หนังสือ วารสารต่างๆ ที่ให้ความรู้เกี่ยวกับเรื่องของนก ตามหลักวิชาสัตววิทยา และหนังสืออื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

การบันทึกข้อมูล

      เมื่อสำรวจเอกสารและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ต้องการศึกษาได้แล้วจึงเป็นขั้นตอน  ของการอ่านเพื่อบันทึกข้อมูล การบันทึกลงต้องทำอย่างเป็นระบบระเบียบเพื่อให้สามารถค้นหาได้สะดวก การบันทึกจะใช้กระดาษขนาดใดก็ได้แต่ต้องให้จัดเก็บได้สะดวก ในบัตรบันทึกต้องเขียนหัวข้อเรื่องที่บันทึก ชื่อเรื่อง แหล่งข้อมูล เนื้อความ และแหล่งข้อมูล จากนั้นจึงนำบัตรบันทึกทั้งหมดมาจัดหมวดหมู่ตามหัวข้อในโครงเรื่อง การจะนำข้อมูลมาใช้ต้องพิจารณาความน่าเชื่อถือของข้อมูล ตลอดจนลักษณะของข้อมูลนั้นว่าเป็นข้อเท็จจริงหรือข้อคิดเห็น ผู้เขียนรายงานเห็นด้วยกับข้อคิดเห็นเหล่านั้นหรือไม่ เพราะเหตุใด 

การเรียบเรียงเนื้อหาของรายงาน 

     การเรียบเรียงเนื้อหาของรายงานสามารถทำได้โดยนำเอาบัตรบันทึกข้อมูลทั้งหมดมาเรียบเรียงตามลำดับหัวข้อที่กำหนดไว้ในโครงเรื่อง ผู้เขียนควรเรียบเรียงข้อความที่บันทึกจากเอกสารต่าง ๆ โดยมีการแสดงข้อคิดเห็นประกอบ และใช้สำนวนภาษาที่กระชับ สละสลวย อ่านง่าย ร้อยเรียงเนื้อหาส่วนต่าง ๆ ให้มีความเชื่อมโยงสัมพันธ์ต่อเนื่องกันไปตามลำดับโดยใช้ภาษาของตนเอง ไม่ใช่การนำบันทึกเหล่านั้นมาเขียนต่อกันไปโดยไม่มีการเชื่อมโยงความคิด การเรียบเรียงเนื้อหาในรายงานวิชาการต้องมีการอ้างอิงแหล่งที่มาของข้อมูลอย่างถูกต้องด้วย